ETAPA 1
Captación |
INICIO DEL FLUJO
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Ve anuncio o contenido orgánico
Punto de entrada del LeadTrazableEl prospecto descubre al médico a través de pauta pagada u orgánica en cualquier canal: Facebook, Instagram, Google, TikTok, YouTube, etc.
⚠️ Lo importante: identificar y registrar el origen exacto del lead para el dashboard de métricas y análisis de ROI por canal.
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Hace clic en CTA "Escribir por WhatsApp"
Click to WhatsAppAutomáticoEl Call to Action de todos los canales dirige al prospecto a iniciar una conversación en WhatsApp.
¿Por qué WhatsApp y no cada red?
✓ API estable y madura
✓ Canal dominante en México y LATAM
✓ Operación centralizada en un solo lugar
✓ Menor complejidad técnica y costo
vs. Meta nativa: APIs inestables, flujo fragmentado, mayor costo.
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En espera de
primer mensaje… |
👁 Monitorea bandeja
en tiempo real |
Registra origen del lead (UTM / Canal)
Trazabilidad de origenAutomáticoEl sistema registra automáticamente de qué canal proviene el lead: campaña específica, publicación orgánica, red social, etc. Este dato alimenta el dashboard de métricas y el análisis de ROI por canal de adquisición.
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🟦 NUEVO LEAD
Estado Kanban: Nuevo LeadAutomáticoEl lead se crea automáticamente en el Kanban en la columna "Nuevo Lead" cuando envía su primer mensaje por WhatsApp. No requiere intervención del agente humano.
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ETAPA 2
Primer
Contacto IA |
Envía primer mensaje por WhatsApp
Primer mensaje del prospectoMomento en que el prospecto inicia la conversación. Puede ser un saludo, una pregunta directa, o simplemente "hola". El Asistente IA responde de inmediato sin importar la hora del día.
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Saludo personalizado + Aviso de privacidad (LFPDPPP)
Primer mensaje del AsistenteAutomáticoEl asistente responde con:
1. Saludo con nombre del médico/clínica
2. Presentación del asistente (ej. "Soy Sofía, asistente del Dr. García")
3. Aviso de privacidad con solicitud de consentimiento
⚖️ Cumplimiento LFPDPPP: El consentimiento se registra con fecha y hora en el expediente del lead.
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Detecta intención inicial del prospecto
Detección de intenciónAutomático — IAEl asistente analiza el primer mensaje para identificar el perfil:
🎯 Prospecto decidido: quiere agendar de inmediato → ruta rápida
🔍 Prospecto en exploración: tiene dudas → el asistente lo acompaña y calienta hasta que madure la decisión.
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👁 Monitorea bandeja
en tiempo real |
Registra consentimiento + Actualiza Kanban
Registro automático del sistemaAutomáticoEl sistema registra:
✓ Consentimiento de privacidad con timestamp
✓ Mueve el lead a "En Conversación" en el Kanban
✓ Inicia temporizador de reactivación (24h sin respuesta = alerta automática)
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🟨 EN CONVERSACIÓN
Estado Kanban: En ConversaciónAutomáticoEl lead pasa automáticamente a "En Conversación" cuando el Asistente IA inicia el diálogo.
⏱ Reactivación configurable: Si el prospecto no responde en 24 horas, el sistema envía un mensaje de seguimiento automático, configurable por el médico en el onboarding.
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ETAPA 3
Calificación
Adaptativa |
¿Quiere
agendar ya?
Bifurcación: Intención del prospectoDecisión IAEl Asistente detecta dos perfiles:
✅ Decidido: quiere agendar → ruta rápida al agendamiento
🔍 En exploración: tiene dudas → el asistente acompaña y calienta hasta que madure la decisión.
En ambos casos el objetivo final es el mismo: llegar al agendamiento.
✓ Sí
✗ Aún no
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Recopila las 5 dimensiones de calificación
Instrumento de Calificación — 5 DimensionesAutomático — IAEl asistente recopila información de forma conversacional o guiada (configurable por el médico):
1️⃣ Elegibilidad médica: IMC, edad, enfermedades, cirugías previas
2️⃣ Capacidad económica: rango de inversión, seguro, financiamiento
3️⃣ Autoridad: ¿decide solo o en familia?
4️⃣ Motivación: tiempo considerando la cirugía, médicos previos
5️⃣ Expectativas: tipo de procedimiento, nivel de información
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Responde dudas con Base de Conocimiento + Multimedia
Resolución de dudas con recursosAutomático — IAPara prospectos en exploración, el asistente:
📚 Consulta la Base de Conocimiento del médico (precios, procedimientos, requisitos)
🎬 Comparte videos, PDFs e imágenes de la Biblioteca Multimedia según el contexto
Objetivo: "calentar" al prospecto con material del propio médico, generando confianza antes del agendamiento.
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Detecta intención de agendar
Detección del momento de conversiónAutomático — IAEl asistente identifica cuándo el prospecto está listo para agendar, ya sea porque lo expresa directamente o por señales de intención clara.
Este es el objetivo #1 del Asistente IA. En este momento envía el enlace de Cal.com al prospecto.
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👁 Monitorea bandeja
en tiempo real
Puede intervenir
manualmente en
cualquier momento
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Actualiza score en expediente en tiempo real
Expediente inteligente en tiempo realAutomáticoConforme el asistente recopila información, el sistema:
✓ Actualiza el expediente del lead
✓ Registra el score por cada una de las 5 dimensiones
✓ Guarda el historial completo de la conversación
El agente humano puede consultar el expediente en cualquier momento desde la bandeja centralizada.
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ETAPA 4
Agenda-
miento |
← enlace Cal.com vía WhatsApp |
Envía enlace de Cal.com vía WhatsApp
Envío de enlace de agendamientoAutomáticoAl detectar intención de agendar, el asistente envía automáticamente el enlace de Cal.com al prospecto por WhatsApp. No requiere intervención humana para este paso.
El prospecto accede al enlace y completa el agendamiento + pago de forma autónoma.
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🟧 LISTO PARA AGENDAR
Estado Kanban: Listo para AgendarAutomáticoCuando el asistente detecta intención y envía el enlace, el Kanban se actualiza automáticamente.
⏱ Reactivación: Si el prospecto no completa el pago en 48 horas, el sistema envía un recordatorio configurable.
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Selecciona horario y paga en Cal.com + Stripe
Agendamiento con pago integradoHerramienta externaCal.com + Stripe:
1. El prospecto ve disponibilidad real del médico
2. Selecciona fecha y hora
3. Realiza el pago de la consulta
4. Recibe confirmación automática
⚠️ La cita solo se confirma cuando el pago está acreditado.
Esto elimina el no-show: un paciente que pagó tiene compromiso económico real. El ingreso se registra automáticamente en el módulo financiero.
⏱ Confirmación inmediata al pagar
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En espera de
confirmación de pago… |
Recibe notificación: cita confirmada y pagada
Notificación al agente humanoAutomáticoAl confirmarse el pago, el agente recibe notificación interna con:
✓ Nombre del prospecto
✓ Fecha y hora de la cita
✓ Tipo de cita (presencial / videollamada)
✓ Enlace al expediente completo del lead
Si no hay agente disponible en X minutos, se envía alerta adicional por correo (tiempo configurable en onboarding).
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Revisa expediente y prepara contexto para la consulta
Preparación pre-consultaManualEl agente humano revisa el expediente completo del lead antes de la consulta:
📋 Resumen ejecutivo generado por IA
📊 Score de las 5 dimensiones de calificación
💬 Historial completo de la conversación
📝 Campo para notas adicionales
El médico y el equipo llegan a la consulta con contexto completo del paciente.
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Sincroniza cita con Google Calendar del médico
Sincronización Google CalendarAutomático — Cal.comAl confirmarse el pago, Cal.com sincroniza automáticamente la cita con Google Calendar del médico:
✓ El médico ve la cita de inmediato en su calendario
✓ Se registra el ingreso en el módulo financiero (vía Stripe)
✓ Se programan recordatorios automáticos
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Registra ingreso en módulo financiero
Registro financiero automáticoAutomático — StripeEl pago de la consulta realizado vía Stripe se registra automáticamente en el módulo financiero de Barialinks CRM, vinculado al expediente del paciente.
No se requiere registro manual para este ingreso.
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Envía recordatorios vía WhatsApp (24h y 1h antes de la cita)
Recordatorios automáticosAutomáticoEl sistema envía recordatorios vía WhatsApp:
📅 24 horas antes: al paciente y al agente humano
⏰ 1 hora antes: al paciente y al agente humano
⚙️ Tiempos configurables por el médico en el onboarding.
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🟩 CITA AGENDADA
Estado Kanban: Cita AgendadaAutomáticoAl confirmarse el pago, el sistema mueve automáticamente al lead a "Cita Agendada".
El agente humano tiene visibilidad total de la cita y el expediente del paciente para prepararse antes de la consulta.
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→ BLOQUE 2
Conversión y Diagnóstico
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✓ Misión cumplida
Lead calificado y cita agendada
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→ Toma el liderazgo
del seguimiento
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